Почему учёт заказов в типографии ломается
Типичная картина в небольшой типографии: заказы записаны в тетради, часть — в Excel, макеты в почте, договорённости в Viber, а о доплате помнит только менеджер, который сегодня в отпуске. Заказы не теряются, пока их десяток. Когда их 40–50 в неделю, начинаются сорванные сроки, забытые доплаты и бесконечные «а на каком мы этапе?».
Программа для учёта заказов типографии решает это просто: у каждого заказа одна карточка, а у каждой карточки — статус, дедлайн, ответственный, позиции и оплата. Всё остальное — доска, напоминания, долги, отчёты — строится из этих карточек автоматически.
Как PrintFlow ведёт заказ
- Заявка. Обращение с сайта, по телефону или в мессенджере становится заявкой со следующим шагом и напоминанием. Клиент находится по номеру телефона, видны его прошлые заказы.
- Расчёт. Калькулятор полиграфии считает цену по вашим материалам, расчёт уходит клиенту ссылкой.
- Заказ и предоплата. Заявка в работе — и она сама становится заказом. Счёт, акт или QR на онлайн-оплату формируются из него за минуту.
- Производство. Карточка движется по доске: Новое → Согласование → Макет → В производстве → Готово → Выдано. Просроченные — красные.
- Выдача и закрытие. Доплата, акт в PDF — и заказ уходит в архив со всей историей изменений.
Что записывать в карточку заказа
- клиент (физлицо или компания с ЕДРПОУ и контактным лицом);
- позиции: изделие, размер, тираж, материал, опции, цена;
- дедлайн и менеджер, ответственный за заказ;
- этап производства с историей, кто и когда его изменил;
- оплата: предоплата, доплата, долг, онлайн-платежи;
- документы: счёт, акт, договор в PDF;
- списанные со склада материалы и расходы на подрядчиков — чтобы видеть реальную прибыль.
Доска производства вместо «а что там с заказом?»
Все заказы типографии лежат в колонках по этапам. Перетащили карточку — статус изменился, и это видят все. На карточке видны дедлайн, позиции, менеджер и статус оплаты, поэтому дизайнер не берётся за макет без предоплаты, а производство не выдаёт заказ с долгом. Доска работает и на телефоне.
Оплаты и долги под контролем
Самая дорогая ошибка учёта — выдать заказ и забыть взять доплату. В PrintFlow статус оплаты есть на каждой карточке, а на инфопанели — список долгов клиентов и сумма «заказано за месяц». Онлайн-оплата через LiqPay или WayForPay зачисляется в заказ сама.
Excel или программа для учёта заказов
| Excel / тетрадь | PrintFlow | |
|---|---|---|
| Статус заказа | Нужно спросить менеджера | На доске, видно всем |
| Просроченные сроки | Замечаете, когда звонит клиент | Подсвечиваются красным |
| Долги клиентов | В конце месяца, если повезёт | На инфопанели всегда |
| Счёт и акт | Отдельный шаблон, переписать данные | Из заказа за минуту |
| Работа с телефона | Неудобно | Полноценная мобильная версия |
| Кто что изменил | Неизвестно | История изменений в каждом заказе |
Как перейти с Excel без боли — в статье «Как вести учёт заказов в типографии без Excel и хаоса».
Роли: каждый видит своё
Менеджер видит своих клиентов и заказы, дизайнер — макеты, производство — доску, бухгалтер — счета и оплаты. Себестоимость и маржа — только владельцу.
PrintFlow создана и каждый день работает в типографии «Фарбований лис» в Тернополе. Первые 3 месяца — бесплатно, дальше от 299 грн в месяц. Закажите демо.
Вопросы об учёте заказов
Можно изменить этапы производства под свою типографию?
Базовые этапы — Новое, Согласование, Макет, В производстве, Готово, Выдано — покрывают большинство типографий. Если ваш процесс другой, доработаем этапы под вас.
Можно перенести заказы и клиентов из Excel?
Да, по запросу, отдельной услугой: перенесём клиентов, прайс, шаблоны договоров. Цену назовём после того, как посмотрим ваши файлы.
Работает ли учёт заказов на телефоне?
Да, вся система адаптирована под телефон: принять заявку, перенести заказ на доске или проверить долг можно откуда угодно.
Сколько человек может работать в системе?
На тарифе «Старт» — до 3 пользователей, на «Бизнес» — до 10, на «Под ключ» — без ограничений.