Почему Excel перестаёт работать
Excel — честный инструмент для старта. Проблемы начинаются, когда заказов становится больше, чем может держать в голове один человек. Файл редактируют несколько людей, версии расходятся, статусы обновляются «когда вспомню», а чтобы узнать долг клиента, нужно открыть три вкладки. Главное — Excel ничего не напоминает.
Шаг 1. Один вход для всех заявок
Обращения приходят с сайта, по телефону, в Viber, Instagram, на почту. Правило первое: каждое обращение записывается как заявка в одном месте, с контактом, сутью и следующим шагом. Даже если клиент «просто спросил цену».
Шаг 2. Карточка заказа с обязательными полями
- клиент и контактное лицо;
- позиции: изделие, размер, тираж, материал, опции, цена;
- дедлайн и ответственный менеджер;
- сумма, предоплата, остаток к оплате.
Не больше. Каждое дополнительное поле уменьшает шанс, что его заполнят.
Шаг 3. Статусы, которые описывают реальное производство
Нам хватает шести: Новое → Согласование → Макет → В производстве → Готово → Выдано. Если статус никто не меняет неделю — заказ застрял.
Совет: не начинайте печать без предоплаты и согласованного макета. Сделайте это правилом перехода между статусами.
Шаг 4. Дедлайны видны всем
Дедлайн, записанный только в голове менеджера, не существует. Самый простой способ — доска, где заказы стоят в колонках по статусам, а просроченные подсвечиваются.
Шаг 5. Оплаты и долги — отдельным списком
Самая дорогая ошибка учёта — выдать заказ и забыть о доплате. Ведите статус оплаты в каждом заказе и просматривайте список должников еженедельно. А ещё лучше — давайте клиенту QR или ссылку на онлайн-оплату.
Шаг 6. Документы — из заказа, а не с нуля
Реквизиты клиента хранятся в его карточке, позиции — в заказе, поэтому счёт и акт формируются за минуту.
Шаг 7. Материалы и себестоимость
Списывайте материалы на заказ: бумагу, плёнку, баннер. Тогда видна не только выручка, но и маржа, а склад сам подскажет, что заканчивается.
Как это выглядит в CRM
Все семь шагов мы собрали в PrintFlow: заявки с напоминаниями, карточка заказа, доска производства для учёта заказов, оплаты и долги, счета и акты в PDF, склад. Если вы ещё в Excel — начните с шагов 1, 3 и 5.
Первые 3 месяца PrintFlow бесплатны. Закажите демо.