Чому Excel перестає працювати
Excel — чесний інструмент для старту. Проблеми починаються, коли замовлень стає більше, ніж може тримати в голові одна людина. Файл редагують кілька людей, версії розходяться, статуси оновлюються «коли згадаю», а щоб дізнатися борг клієнта, треба відкрити три вкладки. Головне — Excel нічого не нагадує: ні про дедлайн, ні про доплату, ні про клієнта, якому обіцяли передзвонити.
Крок 1. Один вхід для всіх заявок
Звернення приходять з сайту, телефону, Viber, Instagram, пошти. Правило перше: кожне звернення записується як заявка в одному місці, з контактом, суттю й наступним кроком. Навіть якщо клієнт «просто спитав ціну». Саме такі заявки найчастіше й губляться.
Крок 2. Картка замовлення з обов’язковими полями
Коли клієнт погодився, заявка стає замовленням. У картці мають бути:
- клієнт і контактна особа;
- позиції: виріб, розмір, тираж, матеріал, опції, ціна;
- дедлайн і відповідальний менеджер;
- сума, передоплата, залишок до оплати.
Не більше. Кожне додаткове поле зменшує шанс, що його заповнять.
Крок 3. Статуси, які описують реальне виробництво
Нам вистачає шести: Нове → Узгодження → Макет → У виробництві → Готове → Видано. Кожен статус має відповідати на питання «що зараз відбувається і хто відповідає». Якщо статус ніхто не змінює тиждень — це сигнал, що замовлення застрягло.
Порада: не починайте друк без передоплати й погодженого макета. Зробіть це правилом переходу між статусами, а не «як вийде».
Крок 4. Дедлайни видно всім
Дедлайн, записаний лише в голові менеджера, не існує. Найпростіший спосіб — дошка, де замовлення стоять у колонках за статусами, а прострочені підсвічуються. Так виробництво бачить, що робити першим, а власник — де проблема, без нарад.
Крок 5. Оплати й борги — окремим списком
Найдорожча помилка обліку — видати замовлення й забути про доплату. Ведіть статус оплати в кожному замовленні й переглядайте список боржників щотижня. А ще краще — давайте клієнту QR чи посилання на онлайн-оплату: гроші приходять швидше, а позначати оплату вручну не треба.
Крок 6. Документи — з замовлення, а не з нуля
Рахунок і акт для ТОВ не повинні займати 15 хвилин. Реквізити клієнта зберігаються в його картці, позиції — у замовленні, тож документ формується за хвилину.
Крок 7. Матеріали й собівартість
Щоб знати, скільки ви заробили, списуйте матеріали на замовлення: папір, плівку, банер. Тоді видно не лише виручку, а й маржу, а склад сам підкаже, що закінчується.
Як це виглядає в CRM
Усі сім кроків ми зібрали в PrintFlow: заявки з нагадуваннями, картка замовлення, дошка виробництва для обліку замовлень, оплати й борги, рахунки й акти в PDF, склад. Якщо ви ще в Excel — почніть із кроків 1, 3 і 5: вони дають найбільший ефект за найменших зусиль.
Перші 3 місяці PrintFlow безкоштовні. Замовте демо, і ми покажемо, як ваш поточний облік переноситься в систему.