Облік замовлень у друкарні від заявки до акту

Чому облік замовлень у друкарні ламається

Типова картина в невеликій друкарні: замовлення записані в зошиті, частина — в Excel, макети в пошті, домовленості у Viber, а про доплату пам’ятає лише менеджер, який сьогодні у відпустці. Замовлення не губляться, поки їх десяток. Коли їх стає 40–50 на тиждень, починаються зірвані дедлайни, забуті доплати й нескінченні «а на якому ми етапі?».

Програма для обліку замовлень друкарні вирішує це просто: у кожного замовлення одна картка, а в кожної картки — статус, дедлайн, відповідальний, позиції й оплата. Усе інше — дошка, нагадування, борги, звіти — будується з цих карток автоматично.

Як PrintFlow веде замовлення

1. Заявка. Звернення з сайту, телефону чи месенджера стає заявкою з наступним кроком і нагадуванням. Клієнт знаходиться за номером телефону, видно його попередні замовлення.
2. Прорахунок. Калькулятор поліграфії рахує ціну за вашими матеріалами, прорахунок йде клієнту посиланням.
3. Замовлення й передоплата. Заявка в роботі — і вона сама стає замовленням. Рахунок, акт чи QR на онлайн-оплату формуються з нього за хвилину.
4. Виробництво. Картка рухається дошкою: Нове → Узгодження → Макет → У виробництві → Готове → Видано. Прострочені — червоні.
5. Видача й закриття. Доплата, акт у PDF — і замовлення йде в архів з усією історією змін.

Що записувати в картку замовлення

Хороший облік — це не більше полів, а правильні поля. У картці замовлення PrintFlow є все, що потрібно друкарні, і нічого зайвого:

• клієнт (фізособа чи компанія з ЄДРПОУ й контактною особою);
• позиції: виріб, розмір, тираж, матеріал, опції, ціна;
• дедлайн і менеджер, відповідальний за замовлення;
• етап виробництва з історією, хто й коли його змінив;
• оплата: передоплата, доплата, борг, онлайн-платежі;
• документи: рахунок, акт, договір у PDF;
• списані зі складу матеріали й витрати на підрядників — щоб бачити реальний прибуток.

Дошка виробництва замість «а що там з замовленням?»

Усі замовлення друкарні лежать у колонках за етапами. Перетягнули картку — статус змінився, і це бачать усі. На картці видно дедлайн, позиції, менеджера й статус оплати, тож дизайнер не береться за макет, поки немає передоплати, а виробництво не видає замовлення з боргом. Дошка працює й на телефоні: затисніть картку й перенесіть.

Оплати й борги під контролем

Найдорожча помилка обліку — видати замовлення й забути взяти доплату. У PrintFlow статус оплати є на кожній картці, а на інфопанелі — список боргів клієнтів і сума «замовлено за місяць». Онлайн-оплата через LiqPay чи WayForPay зараховується в замовлення сама, а QR на оплату на рахунок можна надрукувати на рахунку.

Excel чи програма для обліку замовлень

Як перейти з Excel без болю — у статті «Як вести облік замовлень у друкарні без Excel і хаосу».

Ролі: кожен бачить своє

Менеджер бачить своїх клієнтів і замовлення, дизайнер — макети, виробництво — дошку, бухгалтер — рахунки й оплати. Собівартість і маржа — лише власнику. Ролі налаштовуються під вашу команду, а користувачів додаєте скільки потрібно в межах тарифу.

PrintFlow створена й щодня працює в друкарні «Фарбований лис» у Тернополі. Перші 3 місяці — безкоштовно, далі від 299 грн на місяць. Замовте демо — покажемо облік замовлень на живих прикладах.

Питання про облік замовлень